【運送会社向け】はじめてのWeb会議ツール有効活用方法

この記事の執筆者

齊藤　史織

船井総研ロジ株式会社　物流ビジネスコンサルティング部
グループマネージャー　エグゼクティブコンサルタント

入社以来運輸・物流業を専門に、100社以上の会社にコンサルティング・アドバイスを行っている。業績アップをテーマに、マーケティング戦略の立案や販促・営業強化支援、ドライバー採用・育成・定着、中期経営計画の策定といった内容でコンサルティングを実施。最近では、2024年問題を背景に、物流会社・運送会社の生産性向上の必要性が高まり、デジタル化・DXなどによる効率化支援の実績を重ねている。

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運送会社におけるWeb会議ツールの簡単かつ効果的な活用方法についてご紹介します。外出自粛などの影響で、出社の調整をしたり拠点間移動が制限する運送会社も出ています。そういった背景もあり、社内のデジタル化の一環でWeb会議ツールを導入したり、導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか。
その中で、上手な活用方法が分からないという声を多く聞くことも増えてきました。

ここでは、具体的な事例からピックアップしたWeb会議ツールの有効な使い方についてご紹介していきます。

（テキストダウンロード「はじめてのWeb会議ツール有効活用方法～生産性・採用力・定着率アップにつなげる取り組み事項～」）

現在の状況は、企業がデジタル化に踏み出せるか、アナログのまま時流に取り残されるかの分岐点ともいえます。オンライン化が余儀なくされる今だからこそ、デジタル体質の企業に進化してく必要があると言えるでしょう。では、具体的な活用事例を紹介していきます。

1．朝礼、テレビ会議

一番簡単な使い方がこちらです。毎朝の朝礼や、拠点間・遠方にいる担当者との会議などで使うことができます。

2．業務指示

運行管理者同士の業務連絡や、ドライバーへの指示などにも有効です。Web会議ツールでは、資料などを見せながら進行できるものが多いので、電話以上の情報量を短時間で伝えることができます。

3．車庫、倉庫の様子チェック

24時間体制で車庫の様子をチェックしたいとき、会議ツールの常時接続でそれを行うことができます。監視カメラと異なる点は、通話できるという点であり、必要に応じて連絡を取り合うことが可能です。

4．面接

採用面接においてもWeb会議ツールを導入できます。Web上で面接ができることで、荷待ち中のドライバーに対してや、外出自粛の状況下でも選考を進めることができ、スピード感において、圧倒的優位に立てるでしょう。

5．教育

今までは、ドライバーを会議室に集めて安全指導などを行うのが主流でしたが、密は避けなくてはなりません。
そこで、Webが有効です。管理者の講座をオンライン配信したり、自宅から会議に参加したりすることができるため、感染リスクを抑えながら会議を行えます。ドライバーにとっても、集合するよりも安心して参加できると感じると思います。今では、多くの無料Web会議ツールが存在します。有料の場合でも、月1,000円台から100人同時接続できるサービスもあり、状況に応じて自社に合ったツールを選ぶことが可能となっています。

移動時間の削減や、コミュニケーション頻度の向上による生産性アップを考慮すれば、費用対効果は大きなプラスになるでしょう。顧客との打ち合わせにもWeb会議ツールは有効です。まずは、自社で十分に展開してから外部にも広げていくことで、業務全体の効率化を図ることが可能です。
直接会う必要があるもの、Webで十分なもの、今一度その分類を見直して、オンラインを有効活用した生産性の高い企業体質に進化していきましょう。