長期休暇前に荷主企業がすべきこと

年末が近づいてきました。
毎年のことにも関わらず、荷主企業から輸送会社に対して、 年末直前での大口オーダーや納期が厳しいオーダーが入ってきます。

納期遅延や残貨を防ぐために荷主企業がすべきことをまとめました。

【目次】

1．「仕方がない」からの脱却
2．長期休暇1カ月前にすべきこと
3．長期休暇2週間前までにすべきこと

1．「仕方がない」からの脱却

まもなく輸送会社から年末年始の配送に関する通知文書が提示される時期です。

毎年のことにも関わらず、荷主企業から輸送会社に対して、 年末直前での大口オーダーや納期が厳しいオーダーが入ってきます。
結果、納期遅延や残貨等のトラブルが多発しています。

この状況を「繁忙期だから仕方がない」だけで済ませてしまわず、 どのように回避するのか、荷主企業がすべきことは何か、確認していきましょう。

2．長期休暇1カ月前にすべきこと（情報収集、社内へのアナウンス）

（1） 荷主企業から輸送会社に対するアクション

まず、長期休暇中の集荷・配送スケジュールを提示するよう依頼します。
その際、併せて確認すべきなのが以下のような情報です。

① リードタイムの延長配送対応エリアの変更
② 集荷時間の変更（通常より早めになる等）
③ 配送時間・日時の指定不可等

後々のトラブル発生を回避するために、通常時は対応できていたが長期休暇中は対応できないサービスがあるか、必ず確認してください。

輸送会社から通知文書を待つのではなく、荷主企業から事前に問合せをすることで確認の二度手間を防げます。

（2） 荷主企業の物流部・担当者から社内の各部署に対するアクション

長期休暇中は通常の配送体制とは異なるため、得意先へ早めのオーダー依頼や納期調整を依頼すべき旨を伝えます。

併せて得意先の稼働スケジュールを確認してください。

長期休暇中に得意先が稼働する場合、倉庫会社側で荷物を出荷できる体制を整えなければなりません。
※詳しくは （3）で説明。

得意先の稼働スケジュールに合わせることも大事ですが、荷主企業や輸送会社・倉庫会社の稼働スケジュールに合わせた対応について、理解していただくことが必要です。

（3）荷主企業から倉庫会社に対するアクション

輸送会社や得意先の稼働スケジュールに応じて、休日に稼働していただく場合があります。
事前に確定している情報があれば、なるべく早く倉庫会社へお伝えしてください。

なお、休日の稼働を依頼する場合は、割増料金等について、契約内容を再度確認してておきましょう。

3．長期休暇2週間前までにすべきこと（稼働状況の確定、体制の確認）

（1）荷主企業の物流部・担当者から社内の各部署に対するアクション

長期休暇中に稼働がある場合、その期間中の連絡窓口を明確にしておきます。
また、イレギュラー発生時の対応方法を事前に取り決めておきましょう。

次に、得意先へ長期休暇稼働時の想定物量を確認します。
物量によって、人員体制や車両手配の調整が必要になるため、可能な限り具体的に確認しましょう。

（2）荷主企業から倉庫会社に対するアクション

稼働スケジュール確定後、倉庫会社へスケジュールや想定物量についてアナウンスします。

また、長期休暇中は担当者が異なる場合があります。
長期休暇中の人員体制に加え、連絡窓口の提示を依頼してください。

もう一点、注意していただきたいことがあります。
それは長期休暇中の出荷に関わる特別な依頼事項は口頭ではなく必ず書面で通知することです。
書面に残しておくことでトラブル発生時に「聞いてなかった」といった問題を防ぐことができます。

年末年始に向けた取り組みは今からでも遅くはありません。
未着手の荷主企業は情報収集や体制の確認・調整を素早く進めましょう。

以上